Últimamente, ahora que estoy cerca de graduarme, he estado recordando los eventos que organicé en la universidad. Algunos fueron grandes éxitos; otros, aunque menos perfectos, me dejaron lecciones valiosas. Organizar eventos ha sido una de las experiencias más formativas de mi vida, y hoy quiero compartir algunas experiencias y aprendizajes que, con el tiempo, me ayudaron a identificar las herramientas más útiles para organizar eventos. Para empezar, me gustaría contarles algunas de mis mejores experiencias.

Uno de los eventos que mas me gusto, fue una integración con juegos de mesa: asistió muchísima gente y, para mí, fue uno de los mejores encuentros, porque sentí que todos pudimos compartir de verdad. Este evento fue hacia finales de un semestre que, se sentía diferente; de cierta manera, quería celebrarlo. Así que hablé con mi amigo Jhon, quien es un experto en juegos de mesa, y le conté que quería organizar un evento. Jhon estuvo dispuesto a ayudarme de inmediato. En ese momento, ya contaba con un grupo de amigos que sabía que asistiría. Sin embargo, también invité a mucha más gente y realicé una amplia difusión. Recuerdo que había muchas mesas llenas de personas jugando, y todo fluyó de manera muy natural: después de un rato, ya no tuve que organizar a quienes iban llegando, sino que ellos mismos se acomodaban y se integraban al ambiente. También recuerdo que muchas personas me dieron las gracias por haber organizado el evento. Es un recuerdo realmente valioso.

Otro momento destacado fue la Semana de las Matemáticas [1]. Allí tocó organizar toda una semana de actividades: hacer matemáticas, decorar espacios, divulgar la historia del departamento… Me encantó, porque ayudó a construir una comunidad más cercana, donde todos se conocieron y se enriquecieron con sus diferencias. Aquí destacaría que fuimos varias personas las organizadoras, lo cual hizo que el evento fuera especialmente bueno. Además, pude conocer gente nueva y aprender más sobre la historia del departamento. Fue una semana realmente bonita.

Más recientemente, organicé un evento con IBM [2], enfocado en un taller de IA generativa. Ellos aportaron recursos de cómputo, y fue una experiencia muy enriquecedora: se resolvieron muchas dudas comunes sobre este avance tan rápido de la inteligencia artificial, y además se construyeron herramientas que los participantes podrán usar en sus propios proyectos. Para mí, esto es demasiado importante: construir cosas por uno mismo. Siento que es allí donde un evento realmente enriquece a las personas.

Otros eventos que organicé fueron torneos de fútbol, actividades de tecnología, clubes de lectura y las inducciones a las carreras de Ciencias de la Computación y de Matemáticas. Aunque me encanta leer literatura, hacer matemáticas y programar, descubrí que construir comunidad también es una pasión que tengo. Por eso disfruto organizando eventos: porque cada encuentro es una pequeña semilla que fortalece los lazos entre nosotros.

Herramientas clave para organizar eventos

IBM and National University of Colombia
Tenga en cuenta estas 5 cosas.

Contenido principal

Cuando organizaba eventos, aprendí que el contenido es el corazón del evento. Define la temática y marca el ritmo de todo lo demás: materiales, logística, invitados. Por eso conviene prepararlo con tiempo; la cantidad de charlas o actividades, y el número de ponentes, determinan fechas y recursos, y siempre pueden aparecer imprevistos. No tienes que crearlo todo tú: puedes invitar a expertos o elegir temas sencillos —clubes de lectura, debates, juegos de mesa— donde generar dinámicas resulta muy fácil.

Lugar, recursos materiales y colaboradores

  • Lugar. Debe elegirse según el aforo deseado y los equipos requeridos.
  • Recursos materiales. Incluyen desde alimento para los asistentes hasta equipamiento técnico específico. Solicítalos con tiempo a tu facultad o departamento; por lo general, respaldan iniciativas que fortalecen a la comunidad. Algo importante aquí, es, para solicitar materiales necesitas el apoyo de un profesor, este no tiene que ser partícipe del evento, solo es para que te puedan colaborar con los materiales.
  • Colaboradores. Son conocedores de la temática dispuestos a compartir su conocimiento y facilitar la interacción entre los participantes. Cuando el público supera las 30 personas (esto es una cifra arbitraria que coloqué), contar con varios colaboradores ayuda a mantener el orden y la cercanía que buscamos.

Ejemplo. En mis eventos de juegos de mesa, amigos familiarizados con las dinámicas se encargan de explicar reglas y guiar a los grupos.

Difusión

Difundir bien es tan importante como planear:

  • Mensaje claro. Explica de forma directa el propósito del evento: evita ambigüedades.
  • Datos básicos. Incluye siempre fecha, hora y lugar.
  • Confirmación de asistencia. Un breve formulario con datos de contacto fortalece el vínculo con los participantes.
  • Recordatorios progresivos. A medida que se acerca la fecha, envía información atractiva que mantenga el interés. Los estudiantes suelen tener muchas opciones y pueden olvidar la convocatoria; los recordatorios ayudan a mantener el evento presente.
  • Aprovecha el prestigio institucional. Incluir el nombre, logo o respaldo de una institución reconocida capta la atención y genera confianza. Muchas personas se sienten atraídas por eventos respaldados por entidades con buena reputación, pues asocian su participación con calidad y oportunidades.

Algunas complicaciones

A lo largo del tiempo también he acumulado anécdotas menos brillantes, pero muy útiles. Una de ellas ocurrió en “CC y vida real”, un ciclo de charlas donde graduados de Computación contaban su experiencia profesional. Un día, la difusión falló por completo: no fue nadie al evento. Ahí me quedé, solo con el invitado. Tocó sacar algo de humor y conversación para que el momento no resultara incómodo.

Otra historia fue el torneo relámpago de fútbol que organicé de un día para otro. Ocho equipos se inscribieron, reservé la cancha, preparé los premios y usé una app para cuadrar horarios. Todo marchaba perfecto hasta que los ánimos se calentaron y los jugadores exigieron árbitro. No había previsto eso, así que terminé arbitrando yo mismo, sin experiencia y con la presión encima. Aprendí que, cuando hay competencia y premios, conviene anticipar cada detalle y contar con ayuda extra.

Estas son algunas anécdotas que tuve. Aunque fueron situaciones complicadas, también son experiencias que me enseñaron mucho y me hicieron crecer.

¿Por qué deberíamos organizar eventos?

La razón principal para hacer un evento es porque queremos compartir. Esta es, para mí, la motivación más importante para que realmente valga la pena. Si partimos de la idea de que contamos con los recursos, o que podemos solicitarlos, entonces organizar un evento se vuelve una tarea sencilla y accesible.

Vivimos en una sociedad que, cada vez más, tiende a estar desconectada y a volverse más diversa. Por eso creo que es fundamental trabajar en convivir, construir juntos, escucharnos y crecer como comunidad. Si no hacemos este esfuerzo, la desconexión nos llevará a ser cada vez más indiferentes unos con otros, y eso solo genera un mayor deterioro en nuestra sociedad. Una sociedad en la que vivimos hoy, y en la que también vivirán las próximas generaciones.

Referencias

  1. Semana de las Matemáticas: Notion
  2. Evento con IBM: Blog


Gracias a Cesar Pedraza por leer un borrador de esta publicación y por sus consejos.